Certyfikacja ISO w branży transportowej to proces, który wymaga precyzyjnej organizacji, zaangażowania całego personelu i ścisłego przestrzegania norm. W przypadku firm dysponujących flotą tirów i naczep wdrożenie systemu zarządzania jakością przekłada się na poprawę bezpieczeństwa przewozów, optymalizację kosztów operacyjnych oraz zwiększenie konkurencyjności na rynku.

Norma ISO a specyfika transportu ciężarowego

W sektorze logistycznym najczęściej stosuje się normę ISO 9001:2015, koncentrującą się na systemie zarządzania jakością. Dodatkowo, pojawiają się także suplementy branżowe, które uwzględniają specyfikę transportu tirów i naczep:

• ISO 39001 – zarządzanie bezpieczeństwem ruchu drogowego, istotne przy przewozach długodystansowych,
• ISO 14001 – ochrona środowiska, kluczowa przy flocie z silnikami Diesla i systemami ograniczenia emisji CO₂,
• ISO 45001 – zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy, chroni kierowców oraz personel techniczny obsługujący naczepy,
• ISO/TS 22163 – specyficzne wymagania branży kolejowej, interesujące przy intermodalnych usługach łączących koleje i transport drogowy.

Implementacja normy wymaga dostosowania procedur do realiów eksploatacji tirów i naczep, uwzględniając między innymi cykle przeglądów technicznych, kompletność dokumentacji przewozowej oraz kwalifikacje kierowców.

Przygotowanie floty i organizacji do procesu certyfikacji

Kluczowym etapem przed przystąpieniem do audytu zewnętrznego jest szczegółowa analiza stanu obecnego i planowanie wdrożenia. Proces rozpoczyna się od:

• mapowania kluczowych procesów transportowych, w tym załadunku, rozładunku, obsługi naczep,
• oceny ryzyk i szans związanych z eksploatacją tirów, np. awarie układów hamulcowych czy opóźnienia w dostawach,
• opracowania kompletnych procedur postępowania przy zgłoszeniach reklamacyjnych i zdarzeniach niepożądanych,
• przydzielenia odpowiedzialności i uprawnień dla personelu, w tym wyznaczenia pełnomocnika ds. zarządzania jakością,
• wdrożenia systemu dokumentacji elektronicznej lub papierowej, obejmującej karty drogowe, raporty serwisowe oraz instrukcje obsługi naczep.

Szkolenia i wewnętrzne audyty

• Przeprowadzenie cyklicznych szkoleń dla kierowców z zakresu wymagań normy i procedur operacyjnych,
• Wykonanie wewnętrznych audytów, które pozwolą na identyfikację niezgodności przed wizytą jednostki certyfikującej,
• Wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych, aby usprawnić procedury dotyczące kontroli stanu technicznego pojazdów.

Przebieg audytu zewnętrznego i uzyskanie certyfikatu

Audytorzy zewnętrzni przeprowadzają ocenę zgodności w dwóch głównych fazach:

• przegląd dokumentacji – weryfikacja, czy polityka jakości, procedury i instrukcje obsługi naczep odzwierciedlają wymagania normy,
• ocena funkcjonowania systemu – obserwacja procesów na parkingach i terminalach, wywiady z kierowcami oraz personelem serwisowym.

Typowe niezgodności

• brak oderwanych potwierdzeń przeglądów technicznych,
• nieaktualne instrukcje obsługi naczep,
• niedostateczna rejestracja szkoleń kierowców,
• brak śledzenia wskaźników wydajności, jak czas postoju czy liczba reklamacji.

Po zakończeniu audytu firma otrzymuje raport z uwagami oraz termin realizacji działań korygujących. Po ich wdrożeniu wydawany jest certyfikat, potwierdzający zgodność z normą ISO.

Utrzymanie systemu i ciągłe doskonalenie

Pozyskanie certyfikatu to dopiero początek. System zarządzania jakością wymaga utrzymania i systematycznego rozwijania:

• monitorowanie wskaźników KPI, takich jak liczba wypadków, czas realizacji przewozów czy koszty napraw,
• przeprowadzanie okresowych audytów wewnętrznych,
• aktualizacja dokumentacji w odpowiedzi na zmiany w przepisach i technologii (np. nowe modele naczep chłodniczych),
• regularne szkolenia i ocena kompetencji personelu,
• rozbudowa systemu o dodatkowe normy, takie jak ISO 14001 czy ISO 45001, w celu kompleksowej obsługi floty tirów.

Praktyka pokazuje, że firmy, które inwestują w dobre zarządzanie jakością, redukują liczbę zdarzeń niepożądanych nawet o połowę, poprawiają efektywność załadunków i budują silną markę wśród klientów.

Korzyści z wdrożenia ISO w transporcie tirów i naczep

• zwiększone zaufanie klientów i partnerów,
• mniejsze ryzyko przestojów technicznych,
• optymalizacja kosztów paliwa oraz serwisu,
• łatwiejszy dostęp do przetargów i kontraktów wymagających certyfikatów,
• lepsza organizacja pracy kierowców i obsługi terminalowej.